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Qualità del progetto e controllo del budget nello stand fieristico

Per una azienda attenta alla propria reputazione e visibilità può essere strategico o necessario, partecipare ad una nuova Fiera o ad un evento specialistico di settore anche se non programmato nel calendario dell’ufficio Marketing.

Trattandosi di un’attività non pianificata, quindi un famigerato “extra budget”, sarà importante partecipare all’evento prestando attenzione ai costi e concentrati sulle attività che possono generare un reale ritorno dell’investimento.
Dovremmo quindi ottimizzare al meglio la progettazione dello stand e focalizzarsi su determinati fattori chiave essenziali che, compatibilmente con il budget approvato, porteranno dei risultati positivi.
Sarà necessario quindi capire, sulla base all’analisi dello storico della manifestazione, dove focalizzare i nostri sforzi e su quali attività chiave puntare per un controllo del budget nello stand fieristico:

  • Progetto grafico
  • Esposizione del prodotto ambientata
  • Profondità di gamma, ad esempio prediligendo una esposizione massiva
  • Scenograficità dell’allestimento: un palcoscenico sulle novità
  • Interattività dello stand
  • Esclusività di accesso all’evento

In qualsiasi caso, a prescindere dal fatto che la progettazione dello stand dovrà essere molto focalizzata ed attenta, ci sono dei fattori che in modo sistematico contribuiscono a ridurre o aumentare i costi in modo sostanzioso. Vediamo insieme alcuni di questi per tenere sotto controllo il budget per lo stand.

  1. Prediligere l’impiego di uno Stand a noleggio ci consente di non sobbarcarci tutti i costi relativi a costruzione, gestione e successivo smaltimento della struttura, si tratta infatti di un costo a breve termine preventivamente concordato.
    Esistono sul mercato delle opportunità interessanti, non saranno stand perfettamente configurati secondo il nostro scopo ma, lavorando in modo atteno su grafica e mix di prodotto, potrebbero rispondere alla nostra esigenza di ridurre i costi dello stand.
  2. Se sceglieremo stand pre-allestiti, con soluzioni di montaggio semplici che non implichino l’impiego di manodopera troppo specializzata, ridurremo ancor più i costi. Esistono anche stand in cartone ignifugo di grande impatto scenografico che possono essere montati direttamente dall’espositore.
  3. Se si tratta di una fiera nella quale ci presentiamo per la prima volta evitiamo di posizionamento nei padiglioni più costosi dove sono presenti i big. Seppur vi sia generalmente più traffico, è bene ricordare che per competere con i brand leader di mercato bisogna armarsi di uno stand importante ben progettato per evitare di uscire male dal confronto.
  4. Progettare e realizzare stand di piccolo formato, ben rifiniti piuttosto che di grandi dimensioni ma carenti in termini qualitativi è sicuramente una soluzione vincente per contenere i costi e rispettare il budget concordato.
    La percezione positiva che trasmette uno stand ben fatto, influenza in modo positivo l’opinione che il visitare si fa dell’azienda e del suo prodotto.
  5. La realizzazione di uno stand senza un sistema di copertura del tipo rigido o più semplicemente in tessuto genera importanti economie; se lo stand sarà ben progettato non avremo problemi di de-focalizzazione del prodotto e perdita di interesse da parte dei visitatori.
  6. La progettazione di uno stand che preveda finiture decorative semplici aiuta a contenere i costi. Se in fase progettuale sostituiremo la semplice applicazione di una pittura bianca con del colore daremo alla struttura dello stand carattere ed identificabilità. Sviluppare una buona color story è di sicuro aiuto a dare forza e volume alla struttura senza incidere sui costi.
  7. Scegliere di pavimentare lo spazio della piazzola con della semplice moquette nera, senza ricorrere a pedane o sopraelevazione, permette di fare ulteriori economie sul costo di realizzazione rispettando il budget.
  8. Evitare approvvigionamenti di materiale in fiera come stampe o arredi è sicuramente una buona pratica. La comodità di poter reperire svariati servizi e prodotti direttamente in loco come noto si paga a peso d’oro.
  9. Qualora sia necessario presentare il prodotto in un contesto di pregio e conferire allo stand un’atmosfera altisonante, si possono sostituire i materiali costosi come marmi, vetri, legno con prodotti di sintesi e supporti grafici più vantaggiosi in termini di acquisto, installazione e smaltimento.
  10. Le aziende più attente alla valorizzazione del prodotto adottano nelle loro showroom soluzioni illuminotecniche dedicate ai specifici prodotti. L’utilizzo di lampade e spot removibili su binario elettrificato permette di riutilizzare i fari installati in sala mostra anche all’interno dello stand riducendo così sensibilmente i costi e permettendo di non sforare il budget stabilito.
  11. Realizzare stand con strutture semplici senza sbalzi o senza apprendimenti strutturali, per i quali dovremmo pagare inoltre i permessi all’ente fiera, è sicuramente un’altra accortezza da adottare.

Concludendo, in circostanze a budget molto limitato è chiaro che la progettazione fa la differenza tra il valore reale e il valore percepito dello stand; in questi casi la qualità del progetto di allestimento è fondamentale per catalizzare l’attenzione sul prodotto, scollegandola dalla struttura che ospita i contenuti.

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