Allestimenti fieristici: il ruolo del coordinatore aziendale
Oggi giorno, sempre più spesso, le Aziende scelgono di partecipare a fiere campionarie di settore per farsi conoscere da un pubblico più ampio. Un allestimento fieristico studiato ad Hoc ed un buon coordinamento in fase progettuale ed esecutiva contribuiranno significativamente al successo dell’evento.
In altre parole partecipare ad un evento fieristico con un allestimento design focalizzato sul target e sul prodotto non è più sufficiente. Un ruolo decisivo lo svolge l’attività di coordinamento (project management). Ovvero la programmazione ed attuazione, sotto un’attenta regia, di tutte le attività necessarie a far in modo che Azienda e fornitori esterni siano orientati a trasformare la partecipazione in fiera ed eventi correlati in un evento di successo.
E’ fondamentale quindi definire all’interno dell’Azienda che parteciperà alla fiera un ‘regista’. Ovvero una persona che in modo pro-attivo svolga la funzione di coordinamento generale tra le figure aziendali ed i molteplici fornitori esterni di beni e servizi coinvolti nel processo.
Molto spesso si confonde il ruolo di coordinatore con il ruolo di contabile. Non si tratta di un semplice compito amministrativo. A partire dalla apparentemente semplice raccolta dei preventivi il coordinamento complessivo che richiede esperienza e conoscenze consolidate delle varie fasi organizzative, capacità di redigere una lista precisa di necessità e valutarne con concretezza la fattibilità delle soluzioni più idonee nel rispetto dei tempi e del budget.
Grandi e medie imprese dotate di un ufficio dedicato, forti di esperienze nello sviluppo di progetti marketing evoluti dispongono all’interno del loro organico di profili con esperienza e professionalità ed interdisciplinarità tali da poter svolgere questa funzione.
Scegliere aziende con esperienza per una gestione ottimale dell’allestimento
Come può comportarsi l’azienda che non dispone di regista per ottimizzare le risorse e ottenere il massimo risultato dall’evento?
Consigliamo di affidarsi a dei consulenti esterni. Meglio se specialisti del settore di appartenenza con una profonda conoscenza dei processi e delle logiche che governano le manifestazioni fieristiche. Professionisti capaci di farsi interpreti pro-attivi della desiderata committente. Persone abituate a lavorare in team-work interfacciandosi con il management aziendale. Consulenti capaci di svolgere tutte le attività necessarie allo sviluppo del progetto dalla definizione della strategia alla stesura di budget preliminare che permetta di definire a monte i costi.
Lo stesso vale per la gestione del personale e della logistica, elementi di fondamentale importanza per il rispetto delle tempistiche e il rapporto con il target di riferimento. Non da ultimo la capacità di stilare un piano di investimenti per la promozione dell’iniziativa richiede flessibilità, conoscenza del mercato e dei mezzi di comunicazione e creatività, allo scopo di creare una strategia adeguata alle esigenze.
Per questo motivo un’adeguata strategia di marketing, la forza comunicativa di una allestimento d’interni, il visual display strutturato, un uso sapiente dell’illuminotecnica devono assere affiancati da competenze tecnico-progettuali.
La capacità organizzativa e logistica ovvero il coordinamento sono fattori determinanti, che non vanno mai sottovalutati. Bensì affidati a persone (interne o esterne all’azienda) esperti e competenti.
Aggiornamento: del 30-12-21
Data pubblicazione articolo: 27-aprile 2015
